How to have a paper less office?

ရှုပ်ပွနေသောရုံးခန်းတစ်ခန်း

သင့်ရုံးခန်းသည်အလုပ်အလွန်များပါသလား (သို့မဟုတ်)

အလုပ်အလွန်ရှုပ်သော ရုံးခန်းတစ်ခုသို့ သင်ရောက်ဖူးပါသလား ရုံးလုပ်ငန်းတွေကို စာရွက်တွေ အမြောက်အများသုံးပြီးလုပ်နေကြတာ သင့်အနေနဲ့အနည်းဆုံးတစ်ခေါက်တော့တွေ့ဖူးပါလိမ့်မယ်

ဒါပေမဲ့ သူတို့ (သို့မဟုတ်)သင်ကိုယ်တိုင် အခုအသုံးပြုနေတဲ့ စာရွက်တွေကို လုပ်ငန်းအတွက် အကျိုးဖြစ်ထွန်းစေရန် စာရွက်အသုံးပြုမှုတွေကိုလျှော့ချပြီး Digital Data အဖြစ်ကိုပြောင်းလဲနိုင်ပါပြီ

Papers are everywhere.. စာရွက်တွေကနေရာတကာ

ဟုတ်ပါတယ် ပညာရှင်တွေ ဆယ်စုနှစ် နှစ်ခုနီးပါး စာရွက်စာတမ်းတွေကို ဒီဂျစ်တယ်ပြောင်းဖို့ သုတေသနလုပ် အဖြေထုတ်ခဲ့ပေမဲ့ လုပ်ငန်းရှင်အများစုကခုထိဝေခွဲမရစွာနဲ့စာရွက်တွေကိုသာအသုံးပြုနေပါသေးတယ် နှစ်စဉ်မြောက်များစွာသော စာရွက်တွေကို စက္ကူကုမ္ပဏီများက ထုတ်လုပ်ပေးနေရတုန်းပါဘဲ

ဒီလိုချည်းဘဲနေသွားဖို့တော့လည်းမဖြစ်သေးပါဘူး/ မဖြစ်သေးပါဘူးဆိုတာကိုလည်း သိနေရက်နဲ့ မပြောင်းလဲနိုင်ကြသေးတာပါ/ ဒီလိုဆိုတော့ ဘယ်လိုစတင်ပြောင်းလဲမလဲ ဘာတွေပြောင်းဖို့လိုမလဲ ဘာကြောင့်ပြောင်းသင့်လဲ ဆိုတဲ့မေးခွန်းတွေကို လုပ်ငန်းရှင်အများစုက သေသေချာချာ မခွဲခြမ်းစိတ်ဖျာကြသေးပါဘူး

ဒါတွေက သူတို့စာရွက်တွေကို ဒီဂျစ်တယ်စနစ်ကူးပြောင်းမှုဆီကိုသွားဖို့ ဝေဝါးစေခဲ့တာပါ

ကျွန်တော်တို့ကဒီမေးခွန်းတွေကို Analyze လုပ်ကြမှာပါ

ဘာကြောင့်ပြောင်းဖို့လိုမလဲ

() ဒီဂျစ်တယ်က သိမ်းဖို့ / ရှာဖို့ / ပြုလုပ်ဖို့ အလွယ်ကူဆုံးဆိုတာကို ငြင်းမရနိုင်ပါဘူး

() စာရွက်တွေသိမ်းဖို့ သင်အခန်းတစ်ခန်း (သို့) ဗီဒိုတစ်လုံး အနည်းဆုံးတော့ အံဆွဲတစ်ခုထက်ကို ပိုလိုတယ် ဆိုတာလဲငြင်းမရနိုင်ပါဘူး ပြီးတော့ သင်စတိုးဆိုင်တစ်ဆိုင်ဖွင့်ထားတယ်ဆိုပါစို့ လွန်ခဲ့သောသုံးနှစ်ခန့်က သင့်ဆိုင်တွင် တင်ရောင်းဖို့ ဝယ်ခဲ့ဘူးတဲ့ ပစ္စည်းတစ်ခုစာရင်းကို နမူနာအနေနဲ့ ရှာဖွေကြည့်ကြပါစို့….ဟော သင့်ရုံးခန်းခုတော့ ရှုပ်ပွသွားပါပြီ

ဒါဆိုဘာလို့စက္ကူတွေ ဆက်သုံးနေရသေးလဲ

() အစိုးရဌာနများ၏လိုအပ်ချက်

ကျွန်တော်တို့ရဲ့ပင်မပြဿနာပါဘဲ/ အစိုးရရုံးတော်တော်များများကို ခုချိန်ထိစာရွက်စာတမ်းဖြည့်နေရတုန်းပါဘဲ/ သူတို့လဲ ကျွန်တော်တို့ စောနက ဆွေးနွေးခဲ့တဲ့ လုပ်ငန်းရှင်တွေလိုပါဘဲ (ဂွင်ခွဲမရ) အဲလေဝေခွဲမရသေးဘူးတူပါတယ်.. ဒါမဲ့ခုနောက်ပိုင်း လူ၀င်မှုကြီးကြပ်ရေး / ရန်ကုန်မြို့တော်စည်ပင်သာယာရေးကော်မတီ/ ဘဏ္ဍာ/အခွန် …. နဲ့စတဲ့ ၀န်ကြီးဌာအချို့မှာတော့ စမ်းသပ်သုံးနေကြပါပြီ ဝန်ကြီးဌာနအများစုကတော့ Digital ကပိုကောင်းတယ်ဆိုတာကို လက်ခံနေကြပါပြီ

() တရား၀င်ဖြစ်စေမှုများ

ဥပမာအားဖြင့်ကျွန်တော်တို့ အိမ်၀ယ်ရင်ဖြစ်စေ အိမ်ငှားရင်ဖြစ်စေ စာချုပ်သုံးရတော့မှာပါ/ ဘာလို့လဲဆိုတော့ကျွန်တော်တို့ကို စာချုပ်တွေကသာ တရား၀င်တယ်ဆိုပြီးခံစားရစေသေးပါတယ် (အစိုးရဌာနရဲ့လိုအပ်ချက်နဲ့လဲပတ်သတ်ပါတယ်) / အမေရိကနဲ့ အနောက်နိုင်ငံတွေက ရှေ့နေတွေကတော့ Digital Contract တွေကို တွင်တွင်ကျယ်ကျယ်သုံးကြပါပြီ… ကျွန်တော်တို့လဲ တစ်ချိန်တော့ဖြစ်မှာပါ(ဒီနှုန်းနဲ့ဆို ကြာလှ ဆယ်စုနှစ်တစ်ခုပါ)

() တရား၀င်ဖြစ်စေမှုများ

ဥပမာအားဖြင့်ကျွန်တော်တို့ အိမ်၀ယ်ရင်ဖြစ်စေ အိမ်ငှားရင်ဖြစ်စေ စာချုပ်သုံးရတော့မှာပါ/ ဘာလို့လဲဆိုတော့ကျွန်တော်တို့ကို စာချုပ်တွေကသာ တရား၀င်တယ်ဆိုပြီးခံစားရစေသေးပါတယ် (အစိုးရဌာနရဲ့လိုအပ်ချက်နဲ့လဲပတ်သတ်ပါတယ်) / အမေရိကနဲ့ အနောက်နိုင်ငံတွေက ရှေ့နေတွေကတော့ Digital Contract တွေကို တွင်တွင်ကျယ်ကျယ်သုံးကြပါပြီ… ကျွန်တော်တို့လဲ တစ်ချိန်တော့ဖြစ်မှာပါ(ဒီနှုန်းနဲ့ဆို ကြာလှ ဆယ်စုနှစ်တစ်ခုပါ)

()ရည်ရှည်တည်တံ့မှုနှင့်အဆင်ပြေချောမွေ့ခြင်း

လွန်ခဲ့တဲ့ရာစုနှစ်တွေကတည်းက ရေးထားတဲ့ပေစာတွေ ၊ ပုရပိုဒ်စာတွေနဲ့ ၊ စာအုပ်စာတန်းတွေ ခုချိန်ထိတည်ရှိနေပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ လွန်ခဲ့တဲ့ နှစ်နှစ်ဆယ်လောက်က Digital Data တွေကို ပြန်ရှာဖို့ဆိုရင်တော့ လွန်ခဲ့တဲ့ 10 နှစ်သာသာအချိန်လောက်က ပြဿနာရှိခဲ့ပါတယ်။ ဆိုလိုတာက စာရွက်တွေက အချိန်ကြာကြာ ပိုပြီးအထားခံတယ်ယူဆလို၌ရပြီး။ Digital Data တွေ ရည်ရှည်တည်တံ့ဖို့က ပြဿနာအနည်းအကျည်းရှိခဲ့တယ်လို့ဆိုနိုင်တယ်။ ဒါပေမဲ့ ယနေ့ခေတ်မှာတော့ PDF, JPEG လို File Format တွေက Digital Data တွေကို အာမခံချက်ပေးနိုင်ခဲ့ပါပြီ။ လုပ်ငန်းတော်တော်များများကလည်း ဒီ Format တွေကို ယုံကြည်စိတ်ချစွာ အသုံးပြုနေကြပါပြီ၊ Drop Box, Google Drive တို့လို Cloud Storage ၀န်ဆောင်မှုတွေကလည်း သင့်Data ကို အဆက်အပြတ်သိုလှောင်ပေးနေမှာပါ။

() စိတ်ခံစားမှုကြောင့်အသုံးပြုခြင်း

ကျွန်တော်တို့ အပြစ်ပြောလို့ မရနိုင်ပါဘူး။ စာအုပ်တစ်အုပ်ကို အပြင်မှာ ဖတ်တာနဲ့ Ebook Reader ပေါ်မှာဖတ်ရတာ ကွာခြားသလိုခံစားမှုမျိုးပါ။ စာရွက်တွေစာအုပ်တွေကို တကယ်ရှိနေသလိုခံစားစေတာပါ။ ဒါကလည်း ကျွန်တော်တို့နဲ့ Digital ရဲ့ကြားက ရင်းနှီးမှုနဲ့ပတ်သတ်ပါတယ်။ နေထိုင်မှုစနစ်တိုးတက်လာတာ နဲ့အမျှဒါကပြောင်းလဲလာနိုင်ပါတယ်။ ခုကျွန်တော်တို့ ATM ကဒ်တွေနဲ့လစာထုတ်သလိုမျိုးပေါ့..

() ကုန်ကျစရိတ်

စက္ကူက စျေးသက်သာတယ် ဖြန့်ဝေဖို့လွယ်တယ်” ဘယ်လိုဘဲပြောပြော၊ Printer ကုန်ကျစရိတ်၊ တပ်ဆင်ခ၊ မှင်ခ၊ ပြင်ဆင်စရိတ် ၊ ထိန်းသိမ်းစရိတ် စတာတွေ တွက်ချက်ဖူးပါသလား၊ ထူးမခြားနားပါဘဲ။ ပြီးတော့ စာရွက်စာတမ်းထားမဲ့ အခန်း၊ ဗီဒို၊ အံဆွဲပါစားပွဲ စတာတွေရဲ့ ကုန်ကျစရိတ်ပါထည့်ပေါင်းတွက် ဘူးပါသလား။

ဒါ့အပြင် တခြားအစဉ်အလာအရအသုံးပြုတာတွေနဲ့ ကိုယ့်စိတ်ခံစားမှုအရအသုံးပြုတာတွေ ရှိနိုင်ပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ အားလုံးက လက်တွေ့ မဆန်ပါဘူး။

ယခုဆိုရင် သင့် Digital Data / Documents တွေက သင့်ကို စာရွက်တွေထက် ပိုမိုမြန်ဆန် စိတ်ချရတဲ့ သိုလှောင်မှု၊ အသုံးပြုမှုနဲ့ ရှာဖွေရလွယ်ကူမှုတွေကို​ ပေးစွမ်းနိုင်ပါတယ်။ သင့်ရုံးကစာရွက်စာတမ်းတွေကို ဖိုင်အပြည့်ကားပေါ်တင်လာပြီး အိမ်မှာ စစ်ဆေးနေမဲ့အစား ဘာလို့ Digital Data တွေအဖြစ်မပြောင်းလဲရတာလဲ”

စာရွက်အသုံးပြုမှုနည်းပါးသော လုပ်ငန်းများ၏ အားသာချက်များ

() ရှင်းလင်း၊ သေသပ်မှု

မျက်စိနဲ့မြင်ယောင်ကြည့်ပါ၊ ဖိုင်အထပ်လိုက်ကြီးပုံထားတဲ့ စားပွဲတစ်လုံးနဲ့ ကွန်ပျူတာတစ်လုံးဘဲ တင်ထားတဲ့ စားပွဲတစ်လုံးရဲ့ သပ်ယပ်ရှင်းလင်းမှုက သင့်ကို အမြင်ရှင်းလင်းစေနိုင်မှာပါ။

() အချက်အလက်မြန်ဆန်မှု

စာရွက်တစ်ရွက်ရဖို့ ဖိုင်သိုလှောင်ခန်းထဲသွား ဗီဒိုကို မွှေနှောက်ရှာ နေမဲ့အစား Keyword လေးရိုက်ပြီး Searchလေးကို Click လိုက်တာနဲ့လိုချင်တာရမဲ့အနေအထားမျိုးပါ။

() မမျှော်လင့်ဘဲဆုံးရှုံးသွားသော အချက်အလက်များအား အလွယ်တကူပြန်ရနိုင်ခြင်း

သင့်စာရွက်စာတမ်းများပျက်စီးသွားသည်ဆိုပါဆို့(ဥပမာ-မီးလောင်ခြင်း၊ ရေကြီးခြင်း ….စသဖြင့်) သင့်အချက်အလက်များကို မည်ကဲ့သို့ပြန်ရနိုင်မည်နည်း။ ကွျန်တော်တို့Digital ဘက်မှာတော့လွယ်ပါတယ်။ Backup ကို Restore ပြန်လုပ်လိုက်ရုံပါဘဲ။

() မမျှော်လင့်ဘဲဆုံးရှုံးသွားသော အချက်အလက်များအား အလွယ်တကူပြန်ရနိုင်ခြင်း

သင့်စာရွက်စာတမ်းများပျက်စီးသွားသည်ဆိုပါဆို့(ဥပမာ-မီးလောင်ခြင်း၊ ရေကြီးခြင်း ….စသဖြင့်) သင့်အချက်အလက်များကို မည်ကဲ့သို့ပြန်ရနိုင်မည်နည်း။ ကျိျန်တော်တို့Digital ဘက်မှာတော့လွယ်ပါတယ်။ Backup ကို Restore ပြန်လုပ်လိုက်ရုံပါဘဲ။

() ကုန်ကျစရိတ် ချုံ့ပစ်နိုင်ခြင်း

သင့် ပရင်တာဘိုး ၊ မှင်ဘိုး၊ ပြုပြင်စရိတ်၊ စာအုပ်ဘိုး၊ စာရေးကိရိယာစသည်အပြင် သင်စာရွက်စာတန်းဗီဒိုများထားရန် ရုံးခန်းအကျယ်ကြီးငှားရန်(သို့)၀ယ်ရန်၊ ဝန်ထမ်း အမြောက်အမြား ခန့်ထားရန်မလိုအပ်တော့ပါ။ သင့်ကုန်ကျစရိတ်ကို အမြောက်အမြားကာမိစေနိုင်ပါသည်။

() ရွှေ့ပြောင်းရလွယ်ကူခြင်း

သင်ရုံးခန်းပြောင်းရွှေ့ရာတွင် စာရွက်စာတမ်းများ သိုလှောင်ထားသော ဗီဒို အံဆွဲများ သင်နှင့်အတူပါ သွားရန် မလိုအပ်တော့ပါ။

() ကမ္ဘာ့ပတ်ဝန်းကျင်ထိန်းသိမ်းမှု

Paper မှ Digital သို့ ပြောင်းလဲအသုံးပြုခြင်းဖြင့် ကမ္ဘာ့ပတ်ဝန်းကျင်ထိန်းသိမ်းမှု တွင် သင်ပါဝင် ကူညီနိုင်ပါပြီ။

() ပိုမိုမြန်ဆန်သောဆက်သွယ်ရေး

စာတစ်စောင်ပို့ဖို့ တစ်ရက်လောက်စောင့်နေမယ့်အစား ဘာလို့ စက္ကန့်ပိုင်းအတွင်း ရောက်နိုင်မဲ့ E-mail ဝန်ဆောင်မှုကို မသုံးရတာပါလဲ။

ကျွန်တော်တို့တွေခုဆိုရင် Digita Data တွေရဲ့အားသာချက်တွေဘယ်လို ရှိတယ်ဆိုတာကို အကြမ်းဖျင်းသိရှိခဲ့ပါပြီ

ခုဆိုရင် Digital Data ရဲ့ အားသာချက်တွေကို သာမာန်ရိုးကျ အချက်အလက်ထိမ်းသိမ်းမှုတွေနဲ့ နှုိင်းချိန်ပြီးတော့ အခုဘဲ သင်တို့လုပ်ငန်းတွေကို အမြန်ဆုံး Digital အဖြစ်စပြီးပြောင်းလိုက်ကြပါစို့လား

(Paper to Digital ပြောင်းလဲမှုအတွက် လိုအပ်တဲ့ အခြေခံအချက်အဆင့်ဆင့်ကို ထပ်မံရေးသားပါ့မယ်)